第一條 員工檔案內(nèi)容
（一） 應(yīng)聘人員面試評(píng)價(jià)表、新員工聲明、試用合同。
（二） 員工登記表、身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、外語(yǔ)等級(jí)證書(shū)、各種資料證以及其他相關(guān)證件的復(fù)印件。
（三） 員工檔案照片。
（四） 員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、試用員工登記表、聲明、勞動(dòng)合同。
（五） 員工異動(dòng)申請(qǐng)表、異動(dòng)交接手續(xù)。
（六） 其他反映員工信息的材料。
第二條 存檔要求
（一）公司員工內(nèi)部檔案應(yīng)及時(shí)、全面地收集到人力資源部統(tǒng)一保管；各部門應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)形成的應(yīng)歸檔材料及時(shí)送交人力資源部保管；駐外機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)卣衅傅娜藛T須建立詳細(xì)的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個(gè)人資料整理匯總后（原件）交公司人力資源部存檔。
（二）人力資源部對(duì)收集的歸檔材料按規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂并按員工順序號(hào)進(jìn)行存放保管。為確保檔案的準(zhǔn)確，每半年對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，同時(shí)不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理當(dāng)年離職員工檔案，并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。（具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執(zhí)行）
第三條 檔案借閱
（一）查閱、借閱員工檔案的人員須是部門經(jīng)理及以上管理人員，且只能查、借其下屬的檔案。
（二）查閱、借閱員工檔案的人員須填寫(xiě)《檔案查閱（借閱）登記薄》。
（三）檔案借出時(shí)間不超過(guò)5 個(gè)工作日。查閱、借閱檔案者負(fù)有保密義務(wù)和保管責(zé)任。
第四條 附則
（一）本制度由公司規(guī)章制度編審委員會(huì)起草并修訂，經(jīng)公司職代會(huì)討論并通過(guò)，自2010 年 1 月 1 日總經(jīng)理簽發(fā)公布之日起正式實(shí)施。（二）須制作運(yùn)用的管理表單有《檔案查閱（借閱）登記薄》（執(zhí)行部門可據(jù)實(shí)調(diào)配）。
（三）本制度由人力資源部負(fù)責(zé)執(zhí)行，最終解釋權(quán)歸公司人力資源部。
